Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Gloow en de relevante Gloow-entiteit of vestiging waarmee u een overeenkomst aangaat, zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Voor privacyvragen of verzoeken kunt u contact opnemen via info@gloow.be.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Gloow kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam, geslacht, geboortedatum, klantnummer en accountgegevens;
• adresgegevens, e-mailadres en overige contactgegevens;
• afspraakgegevens, ordergegevens, betaalgegevens, factuurgegevens en tegoedgegevens;
• behandelgegevens, intakegegevens, notities en gebruikte laser- of behandelinstellingen;
• communicatiegegevens uit formulieren, e-mail, chat, klantenportalen en andere digitale kanalen;
• gegevens uit berichten via social media, zoals de inhoud van het bericht, meegestuurde bestanden, uw accountnaam en het accountnummer dat het platform ons doorgeeft;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens en gebruiksgegevens;
• marketing-, campagne-, affiliate- en trackinggegevens die ontstaan via cookies, analysetools of advertentiesystemen;
• beeldmateriaal voor zover nodig voor dossieropbouw, beveiliging of indien u daarvoor toestemming geeft.

3. Hoe verkrijgen wij die gegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u:

• een afspraak maakt of een bestelling plaatst;
• een intakeformulier of gezondheidsverklaring invult;
• een behandeling ondergaat of een serviceformulier indient;
• contact opneemt via e-mail, chat, website, app of andere digitale kanalen;
• ons een bericht stuurt via Instagram Direct of Facebook Messenger;
• zich aanmeldt voor marketing, een partneractie of affiliate-aanbieding;
• gebruikmaakt van onze websites, klantenomgevingen of andere digitale diensten.

Daarnaast kunnen gegevens ontstaan door gebruik van cookies, analysetools, campagnetools en andere online technologieën.

4. Verwerkingsdoeleinden

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden, waaronder:

• het aanmaken en beheren van uw klantprofiel en dossier;
• het plannen, bevestigen, wijzigen en uitvoeren van afspraken en behandelingen;
• het beoordelen van behandelgeschiktheid en veiligheid;
• het vastleggen van behandelinstellingen, voortgang en servicehistorie;
• het verwerken van betalingen, facturen, bestellingen, giftcards en vouchers;
• het behandelen van serviceverzoeken, klachten en verhuisverzoeken tussen vestigingen;
• het beveiligen van locaties, systemen, medewerkers, klanten en eigendommen;
• het verbeteren van websites, systemen, campagnes, customer journey en operationele processen;
• het uitvoeren van marketing, remarketing, analyse, affiliate-attributie en conversiemeting;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het onderbouwen of afhandelen van juridische standpunten.

5. Grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• de uitvoering van de overeenkomst;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het gerechtvaardigd belang van Gloow, zoals bedrijfsvoering, kwaliteitsbewaking, beveiliging, analyse, klantenservice, fraudepreventie en juridische bescherming;
• uw toestemming, voor zover deze wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde marketingtoepassingen, beeldgebruik of niet-essentiële cookies.

6. Intake- en behandelgegevens

Omdat Gloow behandelingen aanbiedt waarbij veiligheid en geschiktheid van groot belang zijn, verwerken wij intake- en behandelgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor verantwoorde uitvoering van de behandeling, dossiervorming, serviceafhandeling en kwaliteitsbewaking.

Hieronder kunnen vallen: informatie over huidtype, actieve ingrediënten zoals retinol, benzoylperoxide of zuren, medicatie, allergieën, implantaten, pacemakers, zwangerschap, eerdere reacties en andere relevante omstandigheden.

Deze gegevens worden in beginsel door de klant zelf digitaal ingevuld. Gloow mag in beginsel vertrouwen op de juistheid en volledigheid daarvan.

Voor zover gezondheidsgegevens worden verwerkt, doet Gloow dat uitsluitend voor zover dit nodig is voor veiligheid, geschiktheid, uitvoering van de behandeling, dossiervorming, servicebeoordeling en juridische bescherming, voor zover de wet dat toestaat.

7. Dossiers en bewaartermijnen

Gloow bouwt per klant een digitaal dossier op. Dit dossier kan bestaan uit intakeformulieren, behandelinstellingen, voortgangsnotities, servicehistorie, communicatie, betaalhistorie en andere gegevens die relevant zijn voor veiligheid, kwaliteit, opvolging en juridische onderbouwing.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn nodig of toegestaan is op grond van wetgeving, veiligheidsbelang, fraudepreventie, geschilafhandeling, dossiercontinuïteit of juridische verdediging.

Behandel- en dossiergegevens kunnen daarom langer worden bewaard dan enkel de duur van een losse afspraak, voor zover dit redelijk en noodzakelijk is voor nazorg, kwaliteitsbewaking, servicebeoordeling, bewijspositie en wettelijke of juridische verplichtingen.

8. Met wie delen wij gegevens?

Gloow verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen gegevens delen met partijen die dit nodig hebben voor onze bedrijfsvoering, zoals hosting- en IT-partners, technische ontwikkelaars, systeembeheerders, betaalpartners, administratieve of juridische adviseurs, verzendpartners voor de webshop en bevoegde instanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een derde partij namens Gloow persoonsgegevens verwerkt, zorgt Gloow waar nodig voor passende contractuele afspraken.

9. Interne systemen en beveiliging

Voor intake-, behandel- en dossiergegevens gebruikt Gloow een intern, eigen ontwikkeld systeem. Er is in beginsel geen externe praktijksoftwarepartij die zelfstandig inhoudelijke toegang heeft tot deze gegevens.

Gloow treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, onbevoegde wijziging of onrechtmatige verwerking.

Hieronder kunnen vallen: autorisaties, logging, versleuteling waar passend, toegangsbeperkingen, systeembeveiliging, monitoring en interne procedures. Hoewel Gloow passende beveiliging toepast, kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.

10. Cookies en tracking

Gloow gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor functionele werking, beveiliging, analyse, marketing, affiliate-attributie en advertentiemeting.

Gloow maakt daarbij gebruik van of houdt rekening met technologieën en koppelingen voor onder meer een cookiebanner, Billy Grace, GTM, Google-gerelateerde meet- of advertentieoplossingen en affiliate-/campagnemetingen, voor zover deze op de website of in de systemen zijn ingericht of worden gebruikt.

Wanneer u toestemming geeft voor advertentiecookies, kunnen uw gegevens worden gedeeld met Google voor advertentiedoeleinden. Meer informatie over hoe Google uw persoonsgegevens gebruikt vindt u op https://business.safety.google/privacy/.

Cookies en vergelijkbare technieken kunnen onder meer worden gebruikt om:

• voorkeuren en sessies te onthouden;
• websiteverkeer en gebruikersgedrag te analyseren;
• campagnes en conversies te meten;
• remarketing en advertentie-optimalisatie mogelijk te maken;
• affiliate-partners correct toe te wijzen.

Functionele cookies van Gloow zelf

Naast de cookies van de hierboven genoemde partijen plaatst Gloow een aantal eigen, functionele cookies. Die bevatten geen persoonsgegevens en worden niet gedeeld met derden. Ze onthouden alleen hoe u de website gebruikt, zodat de knop bovenaan de pagina u naar de juiste vervolgstap kan sturen.

Voor zover wettelijk vereist, worden niet-essentiële cookies en vergelijkbare technieken uitsluitend geplaatst of geactiveerd op basis van geldige toestemming. U kunt uw voorkeuren beheren via de cookiebanner of, voor zover van toepassing, via uw browserinstellingen.

U kunt uw toestemming op elk moment even eenvoudig aanpassen of intrekken als u deze heeft gegeven: via de link Cookievoorkeuren (ook permanent te vinden onderaan elke pagina). Uw keuze wordt met tijdstip en bannerversie geregistreerd, zodat Gloow gegeven toestemming kan aantonen.

11. Marketing en communicatie

Gloow kan uw gegevens gebruiken om u serviceberichten, herinneringen, opvolgcommunicatie, marketingberichten, aanbiedingen en andere commerciële communicatie te sturen, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

Waar wettelijk vereist, vraagt Gloow vooraf toestemming. Voor servicecommunicatie over afspraken, serviceverzoeken, betalingen, accountzaken, vestigingsverhuizing of dossiers is doorgaans geen afzonderlijke marketingtoestemming vereist.

U kunt zich altijd afmelden voor marketingcommunicatie op de aangegeven wijze.

Gloow werkt zonder telefonische klantenservice. Inhoudelijke klantcommunicatie verloopt via digitale kanalen.

12. Berichten via social media

U kunt Gloow ook bereiken via Instagram Direct en Facebook Messenger. Stuurt u ons daar een bericht, dan komt dat binnen in hetzelfde interne klantenservicesysteem als e-mail, zodat een medewerker uw vraag kan behandelen en opvolgen.

Wij verwerken daarbij de inhoud van uw bericht, eventueel meegestuurde bestanden, uw accountnaam op dat platform en het accountnummer dat het platform ons doorgeeft. Wij ontvangen van het platform geen e-mailadres en geen telefoonnummer. Kunnen wij u daardoor niet automatisch als klant herkennen, dan vragen wij u om aanvullende gegevens om uw vraag te kunnen beantwoorden.

Voor het platform zelf is Meta zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Op het versturen en ontvangen van berichten binnen Instagram of Messenger is het privacybeleid van Meta van toepassing. Gloow is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij vanuit dat gesprek in onze eigen systemen opslaan en verder verwerken.

Berichten via social media worden bewaard als onderdeel van de klantenservicehistorie, volgens dezelfde uitgangspunten als in artikel 7.

Wij verzoeken u geen gezondheidsgegevens, intakegegevens of betaalgegevens via social media te delen. Gaat uw vraag daarover, dan verwijzen wij u naar info@gloow.be of uw klantomgeving, waar die gegevens beter beschermd zijn.

13. Rechten van betrokkenen

U heeft, voor zover de wet dat toelaat, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, overdraagbaarheid van gegevens en intrekking van toestemming.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Gloow kan een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen indien en voor zover gegevens moeten of mogen worden bewaard vanwege wettelijke verplichtingen, bewijsbelangen, veiligheidsbelangen, fraudepreventie, dossiercontinuïteit of juridische verdediging.

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@gloow.be. Gloow kan vragen om aanvullende verificatie om misbruik te voorkomen.

14. Klachten

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met Gloow zodat wij dit kunnen beoordelen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit.

15. Wijzigingen

Gloow kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen of actualiseren, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de website, systemen, trackingtechnologie, dienstverlening, wetgeving of interne processen.

De meest actuele versie wordt steeds op de website gepubliceerd.

16. Contact

Voor privacyvragen, rechtenverzoeken of andere vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen via info@gloow.be.